La gestión de la información y documentación tiene respuesta en las TIC. Trasciende los espacios físicos y los horarios, para una disponibilidad 24/7.
Uno de los temas con "pocos seguidores" en los entornos organizacionales tiene que ver con el manejo y gestión de la información.
Aunque esta situación ha cambiando de la mano de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) siguen existiendo elementos que hacen que la gestión de la información y documentación sea una carga para las organizaciones. Sobre todo, por las nuevas exigencias frente a la importancia de la disposición de la documentación para la productividad y la necesidad de implementar sistemas de gestión de calidad.
El almacenamiento y la disponibilidad de la información son elementos clave.
Hace apenas dos o tres décadas, las organizaciones se enfrentaban a la necesidad de contar con espacios físicos para el almacenamiento de su información. Por los costos que esto les representaba, la opción de contratar con empresas especializadas en servicios de archivos comenzó a ser muy atractiva, pero de una manera temerosa se fue posicionando en el mercado.
Esta sigue siendo una muy buena opción que se caracteriza por la seguridad en el manejo de la información y la disminución en costos. Más allá del manejo de los espacios físicos, trascendemos en el nuevo siglo a la posibilidad de tener nuestra información almacenada y disponible en la nube, "Cloud Computing".
Así se conoce esta nueva forma de disposición final de la información, que funciona como un modelo de almacenamiento en línea, donde los datos se almacenan en servidores virtuales, en algún lugar de la web, disponibles desde cualquier sitio con la utilización de un navegador.
Este concepto comienza en 2005 con firmas como Google, Yahoo, e-Bay y Amazon, que potenciaron toda su capacidad de gestión de información y comenzaron a vender servicios en Internet, que lo ratifican como el gran repositorio de información.
Si pensamos en los bajos costos de mantenimiento, en la integración de los diferentes tipos de dispositivos móviles y en el acceso ilimitado a la información, entre otras, las ventajas de almacenar información en la nube son bastante fuertes.
Surgen sin embargo también numerosos interrogantes frente a la seguridad en términos de confiabilidad, integridad y disponibilidad de la información, por estar almacenada en una "nube" a la que casi todo el mundo tiene acceso. Este tema apenas comienza.
PARA SABER MÁS
¿Y de la legislación qué?
Algunas leyes que ayudan:
- Decreto 2150 de 1995.
- Documento CONPES 3072 de 2000.
- Ley 527 de 1999.
- Plan Nacional de TIC 2008- 2019.
- Ley 1273 de 2009.
- Ley 1341 de 2009.
- Resolución 3066 de 2011.
- ISO 9000 y 9001.
- ISO / IEC.
CLAVES
"La Ruta de las 5 P" por Enrique Ciurana, Syntax de Colombia
1. Prudencia:
Cómo el "Cloud Computing" puede integrarse con la arquitectura de su organización, aprovechando los beneficios.
2. Preparación:
Prepare su organización y el ecosistema que le rodea frente a los cambios de la adopción del Cloud Computing.
3. Planificación:
Debe ser planificada, con el fin de que la incorporación de nuevos servicios resulte ágil y transparente para los usuarios.
4. Pragmatismo:
Elija cuidadosamente las aplicaciones para comenzar su transición hacia la nube para minimizar riesgos.
5. Proyección:
Escoja un proveedor con experiencia, credibilidad, capacidad e historial demostrados.